Vesterland søger personlig assistent og koordinator

Vesterlands ledelse søger en personlig assistent og koordinator, der stortrives med at have mange bolde i luften, skabe struktur og lede projekterne i Sommerliv og Vesterland i sikker havn i tæt samarbejde med både sekretariatet, samarbejdspartnere og festivalens mange frivillige.

Med reference til festivalens ledelse vil du assistere med et bredt udvalg af praktiske og administrative opgaver. Du vil blive en vigtig og tæt sparringspartner i forhold til udvikling og optimering af bl.a. procedurer og planlægning af festivalens forskellige områder.
Derudover vil du få ansvaret for at arrangere og koordinere madboderne på festivalen samt ansvaret for at organisere og strukturere en række aftaler med festivalens mange samarbejdspartnere og leverandører.

Flere af opgaverne uddelegerer du til festivalens frivillige op til Sommerliv-koncerterne og Vesterland, så vores frivillige trygt og nemt kan afvikle festivalen ud fra din forberedelse og koordinering.

Løbende vil du også bidrage med administrativ support i forhold til igangværende projekter og opgaver samt bistå ledelsen med løsning af relevante ad hoc-opgaver. Du vil også have ansvaret for en del praktiske opgaver, som sikrer, at dagligdagen på festivalkontoret fungerer optimalt.

Med andre ord kommer du som PA og Koordinator til at binde mange sløjfer på løse ender og sikre, at aftaler og opgaver kommer i mål.

EKSEMPLER PÅ OPGAVER SOM PA & KOORDINATOR I VESTERLAND

• Praktiske opgaver i forbindelse med planlægning og klargøring af festivalen og Sommerliv.
• Koordinering af madboder til Vesterland.
• Organisere og strukturere aftaler med samarbejdspartnere og leverandører.
• Praktiske opgaver på festivalkontoret samt på vores lager.
• Udarbejde og udføre markedsanalyser og spørgeskemaundersøgelser.
• Evaluering med madboder og andre relevante samarbejdspartnere.
• Udarbejde og udvikle procedurer for festivalens mange områder til festivalens fantastiske frivillige.

VI SØGER

• Den ideelle kandidat har erfaring fra lignende opgaver med koordinering og PA-funktion. Du må også gerne have erfaring med projektledelse, da din opgave i høj grad vil være at overlevere opgaver og aftaler til de frivillige, der skal stå for at afvikle under Vesterland eller Sommerliv.
• Du trives i at arbejde selvstændigt og er selvkørende, men du er samtidig også en holdspiller, der får energi af at arbejde sammen med mange forskellige mennesker på alle niveauer.
• Du kommunikerer ubesværet, og du gør ikke ting mere komplicerede end nødvendigt i samarbejdet med frivillige, samarbejdspartnere og kollegaer.
• Som person er du imødekommende, positiv og løsningsorienteret, samtidig med at du er handlekraftig, tydelig og beslutningsdygtig.
• Du er fortrolig med de almindelige IT-værktøjer, og du ubesværet kan sætte dig ind i nye, brugervenlige IT-værktøjer- eller programmer.
• Du trives i at skabe struktur i et dynamisk og til tider hektisk arbejdsmiljø, og du har en udpræget sans for at få tingene til at lykkes, såvel internt som eksternt.
• Du trives i et miljø, hvor der er kort vej til beslutningerne eller ændringer, og hvor organisationen er kendetegnet ved en flad struktur og uformel tone.

DYNAMISK MILJØ, GODE KOLLEGAER OG FORMIDABLE FRIVILLIGE

Du tilbydes en spændende og udfordrende stilling i en organisation med stor dynamik og korte beslutningsprocesser. Kulturen i Vesterland er kendetegnet af en direkte og hjertelig tone, klare målsætninger og viljen til at gøre en ekstraordinær indsats både internt og over for både frivillige, gæster og vores samarbejdspartnere.

Du kan glæde dig til kompetente og motiverede kollegaer, og du vil få gode muligheder for at gøre en forskel i en organisation, der elsker udvikling, og som har et kæmpe ønske om at gøre alle gæster, frivillige, samarbejdspartnere og artister til fremtidige ambassadører for Vesterland.

Stillingen er fuldtid med 37 timer, men hvor nogle dage og perioder er med længere arbejdsdage end andre – bl.a. i perioden juli, august og september.

PRAKTISK

Ansøgningsfristen er onsdag den 27/12-2023, og stillingen er gerne med start d. 1/2-2024.

Samtaler vil foregå på festivalkontoret på Storetoft 11, 6720 Fanø.

Send venligst din ansøgning og dit CV mærket “Personlig assistent” til: jesper@fanovesterland.dk

Husk at benytte den e-mailadresse, som vi skal bruge til senere kontakt.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Jesper Møller på telefon: 26187773 eller på:
jesper@fanovesterland.dk

Løn og øvrige ansættelsesvilkår aftales individuelt på et niveau, der modsvarer stillingens krav og dine kvalifikationer.